COVID-19 – Allwn ni gynnal cyfarfod cyffredinol blynyddol (CCB) ein helusen?
Cyhoeddwyd : 18/08/20 | Categorïau: Gwybodaeth a chymorth,
Yn cyflwyno opsiynau i ymddiriedolwyr o amgylch CCB yn ystod y pandemig.
Mae’r cwestiwn o sut a phryd i gynnal CCB yn ystod pandemig yn un heriol i ymddiriedolwyr elusennau. Mae hon yn sefyllfa newydd sy’n newid yn gyflym, felly nid oes llawer o arweiniad nac enghreifftiau ymarferol, ond gallai’r wybodaeth ganlynol ynglŷn â’r opsiynau sydd ar gael i elusennau fod yn ddefnyddiol.
Sefydliadau Corfforedig Elusennol (CIOs) a Chwmnïau Elusennol
Mae Deddf Ansolfedd a Llywodraethu Corfforaethol 2020 yn caniatáu mwy o hyblygrwydd i CIOs a chwmnïau elusennol y mae gofyn iddynt gynnal eu CCBau rhwng 26 Mawrth a 30 Medi 2020.
Hyd at 30 Medi 2020, mae’r Ddeddf yn diystyru’r gofynion amseru mewn dogfennau llywodraethu ac yn caniatáu CIOs a chwmnïau i gynnal cyfarfodydd aelodau yn ddigidol:
‘Mewn achosion penodol o gyfarfodydd aelodau (nid cyfarfodydd ymddiriedolwyr/cyfarwyddwyr) CIOs neu gwmnïau elusennol, a gynhelir rhwng 26 Mawrth 2020 a 30 Medi 2020:
- gallant gael eu cynnal dros y ffôn/ fideo neu ddulliau electroneg eraill, hyd yn oed os yw’r ddogfen lywodraethu yn gofyn eu bod yn cael eu cynnal wyneb yn wyneb
- mae aelodau’n parhau â’r hawl i bleidleisio, ond gall yr elusen ofyn i hyn gael ei wneud yn electroneg, neu trwy ddulliau eraill (megis trwy’r post)
- ni fydd gan aelodau’r hawl i fynychu cyfarfod eu hunain na chymryd rhan mewn cyfarfodydd oni bai i bleidleisio’
Y Comisiwn Elusennau, canllawiau Coronafeirws
Os ydych yn dibynnu ar y ddeddfwriaeth hon er mwyn cynnal eich CCB, cofnodwch y penderfyniad yn eich cofnodion, sicrhewch eich bod yn cwrdd â’r holl ofynion eraill a bod gennych system bleidleisio gadarn yn ei lle.
Fodd bynnag, gallai elusennau o’r math yma ddefnyddio’r ‘cyfle i gael eu gwynt atynt’ a grëwyd gan y Ddeddf i ddiwygio’u dogfennau llywodraethu er mwyn caniatáu mwy o hyblygrwydd o ran CCBau a chyfarfodydd aelodau yn y dyfodol.
Ceir mwy o arweiniad ar y Ddeddf gan Bates Wells Deddf Ansolfedd a Llywodraethu Corfforaethol 2020 (Saesneg yn unig)
Elusennau Anghorfforedig
Os yw eich elusen yn anghorfforedig (e.e. yn Ymddiriedolaeth neu Gymdeithas) nid yw’n dod o dan y Ddeddf. Fodd bynnag, gallai ymddiriedolwyr yr elusennau hyn benderfynu newid gofynion eu dogfennau llywodraethu ynglŷn ag amseriad y CCB.
Mae’r Comisiwn Elusennau wedi dweud y byddan nhw’n oddefgar os nad yw’r ddogfen lywodraethu yn benodol yn caniatáu cyfarfodydd rhithiol, ond dylai ymddiriedolwyr gofnodi’r penderfyniad hwn a’u bod wedi gwneud hyn.
Gohirio neu ganslo’r CCB
Gall ymddiriedolwyr unrhyw fath o elusen benderfynu canslo neu ohirio’r cyfarfod ond dylid cofnodi hyn er mwyn dangos bod eich elusen yn cael ei llywodraethu’n effeithiol.
Mae hyn yn arbennig o bwysig os bydd y penderfyniad yn ei gwneud yn anodd i chi gyflwyno’ch adroddiad blynyddol a’ch cyfrifon. Os yw hyn yn debygol o ddigwydd, cysylltwch â’r Comisiwn Elusennau i ofyn am estyniad ar gyfer ffeilio’ch cyfrifon, gan gynnwys enw a rhif cofrestru’r elusen: filingextension@charitycommission.gov.uk
I grynhoi:
- Gwiriwch dudalen canllawiau Coronafeirws y Comisiwn Elusennau a fydd yn cael ei diweddaru â’r wybodaeth ddiweddaraf. Ceir yno adran yn ymwneud â chynnal cyfarfodydd a CCBau.
- Gwiriwch ddogfen lywodraethu eich elusen i wirio’r hyn mae’n ei ddweud ynglŷn â Dylai hyn ddweud wrthoch faint o hyblygrwydd sydd gennych eisoes mewn perthynas â chynnal y cyfarfod.
- Ystyriwch beth sydd orau i’ch elusen a’i haelodau.
- Yn seiliedig ar y canllawiau, ystyriwch eich holl opsiynau, a allai gynnwys gohirio, parhau yn rhithiol, neu ddiwygio’ch dogfen lywodraethu.
- Gwnewch yn siŵr eich bod yn cofnodi ac yn cynnwys pob penderfyniad yn llawn yn eich cofnodion er mwyn dangos llywodraethu effeithiol.
Derbyn Cefnogaeth
Os nad ydych yn siŵr beth i’w wneud nesaf, gall eich Cyngor Gwirfoddol Sirol (CGS) lleol eich helpu i weithio trwy eich opsiynau a dod i benderfyniad. Gallwch ddod o hyd i fanylion cyswllt eich CGS yma Cefnogi Trydydd Sector Cymru.
Gallwch ffonio canolfan gyswllt y Comisiwn Elusennau hefyd ar 0300 066 9197 (ar agor o ddydd Llun i ddydd Gwener, 9am i 5pm).
Os yw’r sefyllfa’n amwys neu os oes elfen o risg ynghlwm â hi, gallai fod yn syniad i chi ystyried cael rhywfaint o gyngor cyfreithiol. Os nad oes gennych gynghorydd cyfreithiol, cysylltwch â’ch CGS, neu CGGC, ac fe wnawn ein gorau i’ch cyfeirio at ffynonellau cynghori.
